O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (e-Docs) proporcionou, em 2021, uma economia de 250 toneladas de papel. Neste ano, a ferramenta também foi responsável por capturar 53 milhões de páginas, fazendo com que 18 milhões de documentos deixassem de ser impressos.
Dessa forma, o e-Docs evitou a derrubada de 2.400 árvores e o consumo de 132 mil metros cúbicos de água. Desenvolvido pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espirito Santo (Prodest), em parceria com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), o sistema registrou 9,8 milhões de assinaturas eletrônicas neste ano.
Além disso, o e-Docs contabilizou 331 mil processos autuados, 3,37 milhões de encaminhamentos e 3,2 milhões de despachos, entranhamentos, entre outros atos. Desde o início de 2021, os novos processos administrativos do Poder Executivo Estadual são abertos apenas pelo sistema.
Neste ano, foi lançado o e-Docs Chain, solução que visa a garantir a autoria e integridade dos documentos armazenados na plataforma e a aumentar a proteção de dados. A tecnologia permite que os documentos capturados no e-Docs, além de serem assinados com um certificado ICP-Brasil da própria aplicação, tenham um código de identificação gerado a partir de um algoritmo.
Vantagens
No e-Docs, podem ser inseridos processos e documentos sobre indicação de condutor de veículo, ajustes em contratos e convênios, requisições e contratações de serviços, cadastros de fornecedores, procedimentos relacionados à vida funcional dos servidores (férias, verificação de tempo de contribuição, diárias, censo bianual etc.) e editais em geral.
Além de eliminar o consumo de papel, o e-Docs garante diversas vantagens, como: agilidade no atendimento das demandas; redução de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria; otimização dos fluxos de trabalho; facilidade de acesso às informações; transparência e segurança dos dados.
“Os números mostram que o sistema e-Docs tem contribuído para tornar a Administração Pública Estadual mais dinâmica e preocupada com a sustentabilidade ambiental. Com certeza, isso é fruto do esforço dos funcionários do Prodest e dos órgãos estaduais que ajudaram na criação e na implementação do e-Docs”, afirmou o presidente do Prodest, Marcelo Azeredo Cornélio.
O secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Marcelo Calmon, destacou que o sistema já tem condições de ser disponibilizado para uso de outros governos. “Durante o período de implantação, o e-Docs passou por várias atualizações e melhorias. Hoje, ele se encontra em um nível de desenvolvimento que torna possível a sua cessão. Inclusive, já estamos trabalhando para que o sistema possa ser cedido aos Municípios e entes de outros Poderes”, disse.
Informações à Imprensa:
Assessoria de Comunicação do Prodest
Eric Lopes Menequini
comunicacao@prodest.es.gov.br
Assessoria de Comunicação da Seger
Vitor Possatti Rodrigues
vitor.rodrigues@seger.es.gov.br
Fonte: Secretaria de Gestão e Recursos Humanos – Governo do Espírito Santo
