A gestão municipal de Piúma está avançando significativamente na organização, gestão e modernização do arquivo público da cidade. Sob a liderança do Prefeito Paulo Cola, investimentos têm sido direcionados para melhorar os serviços oferecidos pelo Arquivo Público do Município. Desde 2021, diversas medidas têm sido implementadas com o objetivo de aprimorar a eficiência e transparência no tratamento dos documentos.
No segundo semestre de 2022, uma empresa especializada foi contratada para auxiliar nos processos de organização do arquivo. Os resultados têm sido bastante positivos, com uma notável melhoria na celeridade para encontrar processos administrativos. Esta iniciativa demonstra o compromisso da gestão municipal em promover uma administração mais eficiente e moderna.
Já em 2023, a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos representou mais um avanço importante. Esta comissão tem a responsabilidade de avaliar periodicamente os documentos arquivados, garantindo uma gestão ainda mais eficiente e atualizada dos registros municipais. Essas ações refletem a preocupação da administração municipal em promover transparência e eficiência na gestão documental.
Em 2024, o foco se voltou para a elaboração e publicação do Plano de Classificação de Documentos (PDC) e da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), voltados para as atividades meio e finalísticas. Essas medidas têm como objetivo facilitar o controle e a rápida recuperação de informações, além de garantir a avaliação e destinação adequada dos documentos produzidos e recebidos em toda a administração pública municipal.
A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) desempenha um papel fundamental nesse processo, estabelecendo prazos e diretrizes para a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. Até o momento, aproximadamente 5 mil caixas de arquivo foram tratadas e inventariadas, contendo cerca de 4 milhões de páginas e mais de 80 mil processos arquivados.
Para fortalecer ainda mais o setor, foi contratado um arquivista experiente, juntamente com outro profissional em formação na área. Essa medida visa valorizar e aprimorar o trabalho realizado, contando também com um servidor que atua no setor há anos. A próxima etapa será a publicação do primeiro edital de ciência de eliminação de documentos, baseado na TTD e na legislação do CONARQ, garantindo uma gestão responsável na guarda e na organização dos documentos e arquivos públicos do município.
O trabalho realizado pela gestão municipal de Piúma evidencia o comprometimento com a melhoria contínua dos serviços públicos, fortalecendo a transparência e a eficiência na gestão documental. A modernização do arquivo público é essencial para garantir um atendimento ágil e eficaz às demandas da população, além de proporcionar uma administração mais transparente e responsável. A valorização e investimento na equipe responsável pelo arquivo público também são aspectos fundamentais para assegurar a qualidade e eficiência dos serviços prestados à comunidade.
