Está disponível no site do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) o documento com os termos que estabelecem as diretrizes da Política de Preservação Digital do Governo do Estado do Espírito Santo – PPDig@ES.
Os trabalhos para a elaboração desse importante instrumento de gestão documental foram elaborados pela Comissão de Preservação Digital, composta por representantes de diversos órgãos e secretarias do Governo do Estado, além do APEES, e do Departamento de Arquivologia, da Universidade Federal do Espírito Santo.
Já o decreto que regulamenta a técnica e os requisitos a serem utilizados para a digitalização de documentos foi elaborado pelos servidores que compõem o comitê gestor do Programa de Gestão Documental (Proged).
A PPdig@ES tem como objetivo geral nortear os procedimentos necessários para a preservação adequada dos documentos digitais, produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, bem como de seus metadados relacionados e dotar o APEES, que é o Arquivo Permanente Digital, de uma plataforma de preservação, conforme previsto no Modelo OAIS (do inglês Open Archival Information System), para receber, descrever, armazenar e preservar os documentos arquivísticos digitais sob sua custódia.
Ainda com o objetivo de normatizar os procedimentos relativos à gestão dos documentos digitais, foi publicado o Decreto nº 5491-R, de 1º de setembro de 2023, que regulamenta a técnica e os requisitos a serem utilizados pelos órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta do Estado do Espírito Santo, para a digitalização de documentos públicos ou privados. O decreto foi publicado no Diário Oficial do Estado, no dia 04 setembro último.
“O Decreto tem por objetivo padronizar os procedimentos relativos à digitalização, garantir a qualidade e legalidade dos representantes digitais provenientes da digitalização, proporcionar agilidade, transparência e ampliar o acesso às informações públicas. Por sua vez, a Política de Preservação Digital prevê a preservação dos documentos nato digitais e digitalizados que estão sendo produzidos atualmente nos sistemas de informação utilizados pelo Governo do Estado, como o e-Docs. Esses projetos colocam o Espírito Santo na vanguarda em soluções para subsidiar o processo de transformação digital, que o Governo do Estado vem implementando”, afirma o diretor geral do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo, Cilmar Cesconetto Francischetto.
Para a elaboração dos estudos que compõem a PPDig@ES foi criada a Comissão de Preservação Digital, composta por servidores dos seguintes órgãos e secretarias: Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), Secretaria da Cultura (Secult), Secretaria de Controle e Transparência (Secont), Secretaria do Governo (SEG), Superintendência Estadual de Comunicação Social do Espírito Santo (Secom), Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), além da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes), por meio do Departamento de Arquivologia.
A PPDig@ES e o Decreto de Digitalização de Documentos encontram-se disponíveis no site do APEES e no site do PROGED, nos respectivos links: https://ape.es.gov.br/politica-de-preservacao-digital, https://ape.es.gov.br/gestao-de-documentos, https://proged.es.gov.br/politica e https://proged.es.gov.br/gestao-documental.
Fonte: Secretaria de Gestão e Recursos Humanos – Governo do Espírito Santo
